Para que una empresa opere correctamente lo principal es la materia prima y el proceso de abastecimiento, desde la compra de suministros indirectos hasta servicios internos y externos.
Y un gerente de abastecimiento con visión es clave para que todo funcione correctamente, y es que su función comienza en el momento en que se busca un bien o un servicio fuera de la empresa para incorporarlo con cierto fin o propósito.
Un encargado de abastecimiento debe proporcionar y mantener el flujo ininterrumpido de suministros y servicios para que todo funcione como debe de ser.
“Habilitar el suministro continuo, oportuno y sostenible de bienes y servicios, que cumplan con las especificaciones del cliente en los mejores términos y condiciones, para la organización es clave de la gestión de compras,” señaló el maestro Celso Welnarth Florez Lozada, profesor del diplomado en Administración Avanzada de Compras en la modalidad live del Tecnológico de Monterrey.
A continuación te dejamos una guía sobre las mejores estrategias que debe aplicar un agente de compras para convertirse en un aliado clave de la empresa.
Funciones clave del gerente o agente de abastecimiento
Para desarrollar las habilidades de administración es importante primero definir las funciones básicas de un agente de abastecimiento, las cuales le permitirán después contar con el liderazgo en el área de compras.
Entre sus funciones principales están estas 7:
- Calcular las necesidades
Debe estar informado y coordinar que las requisiciones y los pedidos estén en tiempo y forma. Pueden ser necesidades iniciales o de proyecto, para reserva, reemplazo o consumo.
- Comprar
Se trata de llevar a cabo la adquisición de todo el material requerido, en las cantidades necesarias, al mejor precio, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. Por lo general se usa una orden de compra para formalizar el proceso.
- Obtención
Tiene por fin asistir la continuidad de las operaciones, evitando las demoras y paralizaciones.
- Almacenamiento
Constituye la tarea de guardar bienes y materiales, implica la custodia, ubicación y disposición de los mismos en el almacén. Desde que son recibidos, se producen hasta que se entregan.
- Despacho y distribución
Implica la labor de atender los requerimientos del cliente, llevando a cabo la entrega de la mercadería solicitada por el mismo.
- Control de stocks
Esta actividad se lleva a cabo con la finalidad de asegurar el abastecimiento de una cantidad concreta en el lugar y momento oportuno, sin sobrepasar ni desperdiciar la capacidad de instalación. Lo ideal es llevar un control de stock mínimos y máximos de los materiales esenciales.
- Utilización de desperdicios
Busca hacer el mejor uso posible de los recursos obtenidos, con el fin obtener ventajas económicas para la empresa.
El maestro Celso Welnarth Florez Lozada, del diplomado en Administración Avanzada de Compras modalidad live del Tecnológico de Monterrey, señala que ya teniendo el entendimiento sobre la función y estructura del área de compras, el siguiente paso es definir las estrategias para la negociación con proveedores para darle más valor a la empresa.
“El análisis del mercado de suministros, las estrategias de aprovisionamiento y la evaluación de proveedores son pasos claves para lograrlo'', definió Celso Welnarth Florez Lozada profesor del diplomado en Administración Avanzada de Compras en la modalidad live del Tecnológico de Monterrey.
Estructura de operación del área de abastecimiento
El mundo está cada vez más preocupado por la sustentabilidad y las empresas no son la excepción, hacer que la operación de las empresas respete el entorno ambiental y social, ha ido ganando relevancia en los últimos años al punto de que en un futuro no muy lejano se volverá un requisito indispensable para competir en algunos mercados; la prueba más clara son certificaciones y prácticas como Fair Traid y el UN Global Compact Management Model de la ONU.
La estructura de operación del área de abastecimiento es indispensable para conseguir ese objetivo, por lo que una estrategia conjunta con el área de organización de la empresa potencia el éxito de la misma.
La gestión del abastecimiento debe enfrentar retos mediante un modelo operativo correctamente adaptado a las nuevas exigencias del mundo.
Por ejemplo en el diseño, mejora e implementación de los procesos, ya que ese es el primer paso en la adaptación del modelo operativo de la gestión del abastecimiento, pues al no adaptar correctamente el modelo operativo de abastecimiento implicaría un gran riesgo para la cadena de suministro de la organización.
Un abastecimiento inteligente asegura que las operaciones de manufactura no tengan problemas en cuanto al suministro de las materias primas y los componentes necesarios para la producción, eso garantiza la entrega oportuna al cliente y disminuye los problemas operativos, de logística y los sobrecostos.
Para todo eso hay que considerar los indicadores de gestión KPI’s (Key Perfomance Indicator) que son estas medidas de rendimiento que se pueden cuantificar para posteriormente utilizarlo en la dirección y la gestión de la logística.
El objetivo es poder analizar la eficiencia de los procesos que engloba este departamento, como cuestiones de almacenamiento o transporte y distribución.
Hay cinco áreas de logística sobre las que deben centrarse los principales KPI’s:
- Compra y abastecimiento
- Producción
- Almacenamiento e inventario
- Distribución y transporte
- Entrega y atención al cliente
Estrategia de posicionamiento y desarrollo de proveedores
La inteligencia de mercado de suministro es muy relevante para los profesionales de compras. Es crítica tanto para los riesgos involucrados en el abastecimiento como para la creación de valor.
Para eso, el análisis o estudio de mercado es una herramienta valiosa de planificación para las organizaciones, ya que esta permite reunir datos sobre muchos aspectos de la compañía, entre los cuales figura la toma de decisiones de compras.
Específicamente en el tema de la cadena de abastecimiento, un análisis de mercado permite comprender, no sólo cómo funciona el mercado de suministro, sino también la dirección en la que va el mercado y los proveedores clave y es que estos son una parte importante de la cadena, por lo que el departamento de compras debe tomarse el tiempo para investigar sobre ellos.
La empresa no debe conformarse con los proveedores homologados porque, en ocasiones, puede ser perjudicial para la compañía.
Una investigación reciente del Grupo Hackett muestra que, de los cinco mejores servicios de aprovisionamiento, la inteligencia de mercado de suministro (Supply Market Intelligence) aparece en el número 3; aproximadamente, el 75% u 80% de los encuestados indicó que el área está "en su lugar y funcionando bien" o es, al menos, "un área de enfoque".
Richard Moarri, MBA por ESAN y especialista en áreas de Inteligencia de Negocios y de Optimización Operativa, aseguran que existen dos tipos de fuentes de información para el análisis de los mercados de suministro: internas y externas.
Estas permiten tener fuentes de abastecimiento ajustadas con el objeto social de la empresa y, por ende, garantizan la eficiencia y efectividad en los procesos.
Proceso de compra dentro de una empresa
El procedimiento de compras en la empresa es la parte fundamental para el buen funcionamiento de la operación, con una buena gestión comercial se puede ahorrar cerca de un 2% en la empresa, además de aumentar otros beneficios y condicionar el resultado final de un producto.
El procedimiento de compras de una empresa tiene tareas concretas a realizar.
- Previsión de las necesidades de materiales.
- Planificación del suministro con tiempo suficiente.
- Adquisición de dichos materiales.
- Revisión de tiempo y forma de los productos.
- Gestión administrativa del suministro.
Para que ese procedimiento funcione de manera correcta, el gerente de abastecimiento deberá coordinar las operaciones previas a la compra, esto implica tener una previsión de necesidades, determinar la cantidad a adquirir así como la modalidad de aprovisionamiento; así mismo durante el proceso de compra el encargado deberá estar pendiente de que los materiales estén en buen estado y lleguen en el tiempo previsto.
Y su trabajo, por supuesto que no termina con la compra. También será el encargado de la recepción de productos, aceptación de las facturas, y en algunas ocasiones deberá hacer las reclamaciones por defectos en los materiales o por llegar en malas condiciones.
Como parte de las operaciones paralelas a la compra, un gerente de abastecimiento tendrá que gestionar el stock, captar nuevos proveedores y recuperar materiales sobrantes o en desuso para aprovecharlos en algún otra área.
FUENTES:
MagentaIG. 7 funciones esenciales del gerente de abastecimiento en la empresa
EAE. Indicadores de gestión para la cadena de suministro
PWC. Rol y Función de Abastecimiento en cadena de suministro
Conexion ESAN. Cómo obtener información para el análisis de los mercados de suministro
Obs Business School. Técnicas de gestión de inventarios que debes conocer
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